Executive Assistant (w/m/d)

Permanent employee, Full or part-time · Hameln (DE)

Die Aufgaben

Als Executive Assistant sind Sie Teil des Teams HR & Organisation und sind verantwortlich für die Unterstützung des Executive Managements sowie des Beirats
Sie übernehmen allgemeine Assistenzaufgaben, wie die Terminkoordination sowie die Organisation und Vorbereitung von Meetings
Ein Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der Reiseorganisation
- Sie planen, buchen und rechnen Geschäftsreisen (Flug, Bahn, Hotel, Mietwagen) ab
- Perspektivisch entwickeln Sie eine globale Reiserichtlinie, die unsere Mitarbeitenden bei ihren Reisevorhaben unterstützt
Sie übernehmen die Organisation und Vorbereitung von internen/externen Veranstaltungen und Umfragen sowie deren Nachbereitung
Im Bereich Gebäudemanagement kümmern Sie sich vertretungsweise um die Koordination von Dienstleistern sowie die Überwachung des Gebäudebetriebs und anfallender Instandhaltungsmaßnahmen
Darüber hinaus unterstützen Sie das Team HR & Organisation bei administrativen Aufgaben und wirken an spannenden Projekten mit

Das Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
Idealerweise haben Sie bereits Erfahrung in einer Assistenzfunktion, in der Reiseorganisation und/oder in der Personalarbeit gesammelt
Sie kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch
Im Umgang mit allen gängigen MS Office Anwendungen sind Sie routiniert
Sie zeichnen sich durch ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit und Diskretion aus, insbesondere im Umgang mit sensiblen und personenbezogenen Daten
Eine strukturierte, organisierte und gewissenhafte Arbeitsweise zeichnet Sie aus
Sie verfügen über einen eigenständigen, aber dennoch teamorientierten Arbeitsstil und proaktives Denkvermögen

Warum wir?

Ein umfangreiches, branchenspezifisches Onboarding und eigenverantwortliches Arbeiten in Ihrem Tätigkeitsbereich
Eine gute Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
30 Tage Urlaub sowie Freistellung in besonderen Lebenssituationen
Eine faire, attraktive Vergütung sowie ein Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten sowie die Förderung der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
Ein attraktives, modernes Arbeitsumfeld mit ergonomischen Arbeitsplätzen und der Möglichkeit ein Job Bike zu leasen

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Über uns

Die hameln pharma gmbh ist ein dynamisches, erfolgreiches, mittelständisches Unternehmen spezialisiert auf die Vermarktung generischer parenteraler Arzneimittel. Diese werden insbesondere im Klinikbereich eingesetzt, vornehmlich in der Anästhesie und Intensivmedizin. Über internationale Netzwerke, Beteiligungen und Geschäftskooperationen bieten wir unsere Produkte in über 45 Ländern weltweit an.

Your mission

As an Executive Assistant, you are part of the HR & Organisation team and are responsible for supporting the Executive Management and the Advisory Board
You will take on general assistance tasks, such as coordinating appointments and organising and preparing meetings
One focus of your work will be on travel organisation
- You will plan, book and invoice business trips (flights, rail, hotels, rental cars)
- You will develop a global travel policy with a view to the future, which supports our
  employees with their travel plans
You will be responsible for organising and preparing internal/external events and surveys as well as their follow-up
In the area of building management, you will be responsible for coordinating service providers and monitoring building operations and any maintenance work that may be required
You will also support the HR & Organisation team with administrative tasks and participate in exciting projects

Your profile

You have completed a commercial apprenticeship
Ideally, you have already gained experience in an assistant function, in travel organisation and/or in HR work
You communicate confidently in German and English
You are experienced in using all common MS Office applications
You are characterised by a high degree of trustworthiness and discretion, especially when dealing with sensitive and personal data
You have a structured, organised and conscientious way of working
You have an independent yet team-oriented working style and proactive thinking skills

Why us?

Comprehensive, industry-specific onboarding and independent work in your field of activity
A good work-life balance thanks to flexible working hours and the option of mobile working
30 days' vacation and time off in special life situations
Fair, attractive remuneration as well as a company pension allowance and capital-forming benefits
Individual training opportunities and support for professional and personal development
An attractive, modern working environment with ergonomic workstations and the option to lease a job bike

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About us

hameln pharma gmbh is a dynamic, successful, medium-sized company specialising in the marketing of generic parenteral drugs. These are used in the hospital sector in particular, primarily in anaesthesia and intensive care medicine. We offer our products in over 45 countries worldwide via international networks, affiliates and business partnerships.

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